چند وقت پیش یکی از دوستان یادداشتی روی لینکدین گذاشت با این مضمون که آیا استفاده از نیروهایی که در محل کار کارفرما مستقر میشن بهتر هست یا اینکه قراردادهایی برای برون سپاری امور؟

خب برای پاسخ به این سوال بهتره در قدم اول یه دسته بندی داشته باشیم.

در هر کسب و کاری امور رو باید به چند دسته تقسیم کرد، این دسته بندی میتونه با توجه به هر سازمان متفاوت باشه. به طور مثال: امور جاری که به صورت لحظه ای باید اجرا بشن و امور غیرجاری که ثبت یا گزارش گیری لحظه ای براشون اولویت نداره.

به طور مثال صندوقداری یا حتی حسابداری یک کار جاری هست که به صورت روزانه در سازمان باید انجام بشه و گزارش اون در مواقع لزوم به مدیریت ارائه بشه. البته دقت داشته باشید که در برخی از سازمان ها یک نفر به عنوان مدیر مالی هر چند وقت یک بار میاد و حساب های شرکت رو بررسی و اختلافات احتمالی رو در میاره.

اما برخی امور مثل مثلاً ایده پردازی و طراحی یا تولید محتوا برای سایت و شبکه های اجتماعی به نظر من جزء امور جاری نیستن و میشه به صورت قراردادهای دورکاری هم کار رو به انجام رسوند. ولی در این زمینه نظر کارفرما خیلی خیلی مهمه. برخی کارفرماها مایل هستن علاوه بر اموری که در زمینه تخصصی فرد هست (به طور مثال) از توانمندی طراحی و گرافیک ایشون در تامین نیازمندیهای سازمان خودشون هم استفاده کنن. در این صورت معمولاً علاقه مند هستن که کارکنان مستقر در سازمان باشن، طوری که هر وقت کارفرما طرحی رو درخواست کرد بلافاصله در اختیارش قرار بگیره تا ایشون بتونه نظرات و اصلاحات خودش رو در کار اعمال کنه.

اما چالش هایی که در این مسیر هست چیاست؟

اولین چالش

اولین موردی که من به شخصه از دورکاری استقبال می کنم، کم کردن هزینه های زیرساختی برای مجموعه اس. فرض کنید شما میخواید در مجموعه خودتون یه دپارتمان تولید محتوا راه اندازی کنید. برای اینکار نیاز به یک سیستم متوسط به بالا، اینترنت، میز و صندلی مناسب و فضای کاری هست، تامین همین اقلام قطعاً مشمول هزینه های زیادی هست، کما اینکه اگر مجموعه تمایل به تولید محتوای ویدئویی یا ثبت تصویر هم داشته باشن و برآوردها به سمتی بره که نیاز به خریداری یک دوربین هم داشته باشن، هزینه دوربین هم به هزینه های قبلی اضافه خواهد شد.

دومین چالش

دومین چالشی که پیش میاد بحث نظم و تعهد در حالت دورکاری هست که هم کارفرما در موردش نگرانی هایی داره و هم پیمانکار، کارفرما نگرانیش انجام تعهداتی هست که در قرارداد دورکاری ثبت شده و نگرانی پیمانکار هم قطعاً تعهدات اجرایی و مالی خواهد بود. برای حل این مورد به نظر من سه راهکار وجود داره اول اینکه قرارداد رو در بازه های زمانی کوتاه تنظیم کنید مثلاً دو ماه (که البته قرارداد کوتاه هم قطعاً چالش هایی ایجاد خواهد کرد) راهکار بعدی اخذ تضامین در مورد عدم انجام تعهدات هست و راهکار سوم مشخص کردن یک بازه زمانی کوتاه برای کار آزمایشی و راستی آزمایی موارد و تعهدات و بعد از اون عقد قرارداد هست.

سومین چالش

سومین چالش کیفیت خروجی کار هست که در این مورد کارفرما در انتخاب پیمانکار باید دقت لازم رو داشته باشه و به صورت مرتب بر خروجی کارها روی سایت و شبکه های اجتماعی نظارت کنه.

چهارمین چالش

چهارمین چالش قالب های محتوایی هست، این به نظر من باید در قرارداد گنجانده بشه، یعنی کارفرما تعهد بگیره که پیمانکار حق استفاده از قالب ها رو برای کس دیگه نداره و اینکه قالب ها بعد از طراحی باید به صورت قابل ویرایش تحویل کارفرما بشه که اگر به هر علتی ادامه همکاری اتفاق نیافتاد حداقل فایل ها برای ادامه مسیر وجود داشته باشه.

یک نکته بسیار خوب دیگه در بحث برون سپاری (البته اگر درست انجام بشه) کم کردن دغدغه های کارفرما در مورد نیروی انسانی هست، اینکه مرخصی بدم یا نه؟ دیر اومد، زود رفت، داره از اینترنت استفاده شخصی می کنه و …

در انتها بگم در حال حاضر با توجه به اوضاع اقتصادی حاکم که هممون در موردش می دونیم، سازمان ها به سمت چابک سازی و صرفه جویی در هزینه ها میرن، اگر برون سپاری امور درست انجام بشه در بخش هزینه ای می تونه صرفه جویی های بسیار خوبی رو رقم بزنه که ممکنه سرنوشت یک سازمان رو به کلی تغییر بده.

این مطالب صرفاً یک تحلیل کوتاه بود. اینکه در نهایت چه تصمیمی اتخاذ میشه به تصمیم مستقیم کارفرما بستگی داره، اگر در مسیر تولید محتوا یا مشاوره برای پیدا کردن راهکار برای کسب و کارهاتون نیاز به مشاوره داشتید. امیدواریم ما این افتخار رو داشته باشیم که تجربیاتمون رو در اختیار شما قرار بدیم.